Synkka (GS1) -integraatio - Kuinka yhdistää tuotetiedot GS1 Synkkaan

Miksi Synkka-integraatio liittyy usein tuotetiedon hallinnan haasteisiin

Synkka perustuu GS1-standardirakenteeseen, mikä tarkoittaa että tuotetiedon täytyy olla valmiiksi rakenteistettua. Jos tuotetieto on hajallaan eri järjestelmissä, Excel-tiedostoissa tai toimittajien materiaaleissa, tiedon toimittaminen tai hakeminen Synkan kautta muuttuu helposti manuaaliseksi ja työlääksi.

Mikä Synkka on tuotetiedon näkökulmasta

Synkka toimii alustana, jonka kautta yritykset voivat jakaa tuotetietoa standardoidussa muodossa. Sen kautta voidaan välittää esimerkiksi:

• tuotteen perustiedot
• logistiset tiedot
• pakkaustiedot
• tuoteluokitukset
• kuvat ja muut materiaalit

Synkan kautta tuotetietoa voidaan myös hakea esimerkiksi silloin, kun yritys vastaanottaa tuotetietoa toimittajilta tai muilta kumppaneilta.

Tyypilliset haasteet Synkka-tuotetiedon kanssa

Monessa yrityksessä tuotetieto ei ole yhdessä paikassa, vaan se on jakautunut useisiin eri järjestelmiin. Kun tuotetietoa pitää toimittaa Synkkaan tai hakea sieltä, tämä alkaa näkyä käytännön ongelmina.

Tyypillisiä haasteita ovat esimerkiksi:

• tuotetieto on hajallaan ERPissä, Excelissä ja toimittajien tiedostoissa
• samaa tietoa ylläpidetään useassa paikassa
• GS1-standardin mukaiset kentät puuttuvat tai ovat epäyhtenäisiä
• tuotetietoa joudutaan muokkaamaan manuaalisesti ennen Synkkaan toimittamista
• Synkasta haettu tieto täytyy muuntaa omaan tietorakenteeseen

Usein ongelma ei siis ole Synkka itse, vaan se miten tuotetietoa hallitaan ennen kuin sitä toimitetaan tai vastaanotetaan.

GS1-standardin rooli tuotetiedossa

Synkka perustuu GS1-standardiin, joka määrittää miten tuotetieto esitetään ja mitä tietokenttiä käytetään. Standardi helpottaa tiedon jakamista eri osapuolten välillä, mutta samalla se edellyttää, että yrityksen oma tuotetieto pystytään sovittamaan tähän rakenteeseen.

Jos tuotetieto on kerätty eri lähteistä eri muodossa, sitä täytyy usein muokata ennen kuin se voidaan toimittaa Synkkaan tai hyödyntää Synkasta haettuna tietona.

Millä toimialoilla Synkkaa käytetään

Synkkaa käytetään erityisesti toimialoilla, joissa tuotetiedon täytyy olla standardoitua ja helposti jaettavissa toimittajien ja jälleenmyyjien välillä. Suomessa palvelua hyödynnetään laajasti esimerkiksi:

• päivittäistavarakaupassa
• elintarvike- ja juomateollisuudessa
• käyttötavaroissa ja kuluttajatuotteissa
• terveydenhuollon tuotteissa
• kosmetiikka- ja hygieniatuotteissa

Näillä toimialoilla tuotetietoa täytyy toimittaa jatkuvasti eri jälleenmyyjille standardoidussa muodossa. Synkka toimii tällöin yhteisenä tuotetiedon jakelukanavana toimittajien ja kaupan välillä.

Monessa yrityksessä Synkka on kuitenkin vain yksi osa laajempaa tuotetiedon ekosysteemiä. Tuotetietoa täytyy usein hallita myös ERP-järjestelmissä, verkkokaupoissa, katalogeissa ja muissa kanavissa, mikä lisää tarvetta keskitetylle tuotetiedon hallinnalle.

Miten Pimmix voi auttaa Synkka-integraatiossa

Pimmix auttaa yrityksiä hallitsemaan tuotetietoa keskitetysti ja valmistamaan sen eri jakelukanavia varten, kuten GS1 Synkkaa varten.

Sen sijaan että tuotetietoa ylläpidetään useassa eri järjestelmässä, Pimmixissä tieto voidaan kerätä, rakenteistaa ja normalisoida yhteen paikkaan.

Pimmix voi auttaa esimerkiksi:

• keräämään tuotetietoa eri lähteistä
• hakemaan tuotetietoa Synkasta järjestelmään
• rakenteistamaan tuotetiedon yhdenmukaisesti
• hallitsemaan GS1-standardin mukaisia tietorakenteita
• muuntamaan tuotetietoa GS1-rakenteeseen tai siitä omaan tietomalliin
• toimittamaan tuotetiedon Synkkaan

Koska GS1-standardirakenne voidaan tuoda osaksi järjestelmää, tuotetietoa voidaan tarvittaessa konvertoida helposti eri rakenteiden välillä.

Synkka osana laajempaa tuotetiedon hallintaa

Kun Synkka nähdään osana laajempaa tuotetiedon hallintaa, integraatio muuttuu huomattavasti helpommaksi. Sen sijaan että tuotetietoa muokataan erikseen Synkkaa varten, tieto voidaan valmistella oikein jo tuotetiedon hallinnan vaiheessa.

Tällöin yritys voi:

• ylläpitää tuotetietoa yhdessä paikassa
• hakea ja vastaanottaa tuotetietoa Synkasta
• valmistella tiedon useita kanavia varten samanaikaisesti
• vähentää manuaalista työtä
• pitää tuotetiedon yhtenäisenä eri järjestelmissä

Pimmix on suunniteltu juuri tällaisia tilanteita varten, joissa tuotetieto täytyy hallita keskitetysti ja toimittaa eteenpäin eri standardeissa ja formaateissa.

UKK - Usein kysyttyä Synkka (GS1) integraatiosta

Mitä Synkka-integraatio tarkoittaa käytännössä?
Synkka-integraatio tarkoittaa yleensä sitä, että tuotetietoa voidaan toimittaa automaattisesti Synkkaan tai hakea sieltä omaan järjestelmään ilman manuaalista tietojen käsittelyä.

Miksi Synkka-integraatio voi olla haastava?
Haaste liittyy usein siihen, että tuotetieto on hajallaan eri järjestelmissä tai sitä ei ole rakenteistettu GS1-standardin mukaisesti.

Voiko tuotetiedon muuntaa GS1-muotoon automaattisesti?
Kyllä. Kun tuotetieto on hallittu rakenteisesti esimerkiksi PIM-järjestelmässä, se voidaan muuntaa GS1-standardin mukaiseen rakenteeseen.

Voiko Synkasta hakea tuotetietoa järjestelmään?
Kyllä. Synkasta voidaan hakea tuotetietoa esimerkiksi toimittajilta vastaanotettavaksi, jolloin tieto voidaan integroida omaan tuotetiedonhallintaan.

Tarvitaanko PIM-järjestelmä Synkka-integraatioon?
Ei välttämättä, mutta PIM-järjestelmä helpottaa merkittävästi tuotetiedon hallintaa ja valmistelua ennen kuin tieto toimitetaan Synkkaan tai hyödynnetään Synkasta.

Markus Rahkonen

Co-founder

"Moni yritys ajattelee Synkka-integraatiota teknisenä projektina. Käytännössä suurin haaste liittyy usein tuotetiedon hallintaan. Kun tuotetieto on hajallaan, sen toimittaminen tai hyödyntäminen Synkan kautta vaatii paljon manuaalista työtä. Kun tieto sen sijaan keskitetään ja rakenteistetaan kunnolla, integraatio muuttuu huomattavasti suoraviivaisemmaksi."

Puhelin | Sähköposti | Lähetä viesti | Varaa demo